Почему многие компании теряют деньги на управленческом учёте

Когда система учёта становится тюрьмой, а не инструментом

Финансовый директор крупной логистической компании сидит перед мониторами и видит, что по бумагам всё хорошо: доход растёт на 15%, расходы стабильны, маржа нормальная. Но интуиция говорит, что что-то не так. Клиенты остаются, новых много, но денег в кассе становится меньше.

Через три месяца выясняется: в системе управленческого учёта давно уже живёт арифметическая ошибка, которая переносилась из месяца в месяц. Косвенные затраты распределялись пропорционально объёму, а не фактической сложности операций. Убыточные проекты выглядели прибыльными. Денежный поток утекал в тех местах, где учёт "слепой".

Главные причины, по которым учёт становится убыточным

1. Система считает всё, но объясняет ничего

Это самая распространённая ошибка. Компания внедряет ERP или 1С, начинает щепетильно учитывать каждый рубль — и потом обнаруживает, что никто не понимает, почему конкретный проект выглядит неприбыльным.

Чистовая себестоимость часто скрывает под собой хаос в распределении. Когда администраторы, логисты, юристы и маркетологи распределяются по продуктам пропорционально выручке, возникает парадокс: самые сложные, ресурсоёмкие работы выглядят дешёвыми, а простые задачи — дорогими.

Пример: В IT-компании есть два проекта — десяток "простых" веб-сайтов и один сложный интеграционный проект. По системе: веб-сайты приносят 2 млн доход, интеграция — 3 млн. Оба получают 25% оверхеда на "общепроизводственные нужды". Но интеграция требует три недели архитектора, тестирования, документации. Веб-сайты — шаблоны + 2 часа настройки. В результате "простые" проекты буквально забирают ресурсы у интеграции, но это невидимо в отчётах.

2. "Слепые пятна" в затратах — деньги, которых вы не видите

Управленческий учёт часто работает только с явными затратами: зарплата, материалы, коммунальные услуги. Но есть затраты, которые просто не отражаются в системе:

• Переделки и брак: Если дефект обнаружили через два месяца, это просто "потеря на материалах", а не видимая переделка в себестоимости конкретного изделия
• Простои: Станок ломался 10 дней в месяц, но его зарплата уже в косвенных затратах
• Дублирование процессов: Два отдела делают почти одно и то же, но никто это не отслеживает
• Недозагруз мощностей: Сервер стоит, лицензия платится, а используется на 30%
• Текучесть кадров: Переподготовка, потеря производительности новичков — часто не отражается в себестоимости

3. Историческая инерция в структуре затрат

Когда компания растёт, её структура затрат редко пересматривается. Что имело смысл для 10 сотрудников, становится неэффективным для 100.

Классический пример: бухгалтерская служба из 3 человек была оптимальна в 2010 году. В 2020 году компания выросла в 10 раз, но бухгалтерия — всего в 3 раза. Зарплата бухгалтеров распределяется на все виды продукции одинаково, хотя на самом деле 60% времени уходит на отчётность по одному клиенту.

Интерактивный чек-лист: признаки проблем с учётом

Пройдите этот список и проверьте, есть ли эти "звонки" в вашей системе:

Практические шаги к решению

Шаг 1: Аудит текущей системы (2-3 недели)

Прежде чем что-то менять, поймите, как учитываются затраты сейчас:

• Какие элементы затрат отслеживаются? Какие упускаются?
• По какой логике распределяются косвенные затраты?
• Кто отвечает за каждый вид информации?
• Как часто данные пересматриваются и актуализируются?

Шаг 2: Переструктурируйте затраты (в зависимости от сложности, от недели до месяца)

Разделите затраты на группы:

• Прямые: идут напрямую в себестоимость продукта/проекта
• Косвенные (переменные): зависят от объёма работы
• Косвенные (постоянные): не зависят от объёма
• Администра тивные: общекомпанийские расходы

Шаг 3: Выберите метод распределения (Activity-Based Costing начните с простой версии)

Вместо "делим на всех поровну" попробуйте выделить драйверы затрат:

• Часы работы специалиста
• Использованные материалы
• Площадь складского пространства
• Энергопотребление оборудования

Шаг 4: Автоматизируйте процесс

Excel перестаёт работать при 10+ проектах. Выберите инструмент, в котором управленческий учёт будет происходить в реальном времени.

Визуальный пример: как распределение затрат меняет картину

Долгосрочные выгоды правильного управленческого учёта

"Хороший управленческий учёт — это не бремя, это компас. Он показывает, куда реально идут деньги, и помогает избежать решений, которые выглядят прибыльными, но на самом деле убыточны."

Компании, которые внедрили нормальную систему управленческого учёта, обычно видят:

• Рост маржи на 5-15% за счёт отказа от убыточных проектов
• Ускорение принятия решений — данные готовы за дни, а не недели
• Снижение затрат на 10-20% в областях, которые раньше были "невидимы"
• Лучший контроль — каждый руководитель знает, где его деньги
• Снижение рисков — скрытые убытки обнаруживаются рано

Главное, что нужно запомнить

Понравилась статья? Поделитесь ею с коллегой, у которого есть проблемы с управленческим учётом. Они это оценят.