Как контролировать запасы без переплат на логистику

Парадокс управленческого учёта в логистике

Запасы — это "заёмные" деньги компании. Вы платили за них месяц назад, а они ещё лежат на складе, собирая пыль. Проблема в том, что большинство управленческих систем не видят реальную стоимость хранения запасов.

Компания думает, что снизить запасы на 100k рублей можно просто, но тратит 300k на срочную доставку взамен. И в отчёте это выглядит как "логистика дороже", а не как "плохое управление запасами".

Три вида затрат на запасы, которые нужно видеть

1. Стоимость заказа (Ordering Cost)

Каждый раз, когда вы заказываете у поставщика, вы платите за:

• Время сотрудника на подготовку заказа
• Проверку документов
• Доставку (даже если она "бесплатная", это стоит денег поставщику, он это закладывает в цену)

В среднем: 3-5k за один заказ (в зависимости от сложности)

2. Стоимость хранения (Holding Cost)

Каждая единица запаса на складе требует:

• Место на полке (аренда склада распределяется на товар)
• Страховку
• Риск морального износа или порчи
• Замороженный капитал (деньги, которые могли бы работать где-то еще)

В среднем: 20-30% от стоимости товара в год

Пример: Если вы держите на складе 1 млн рублей товара, это вам стоит 200-300k рублей в год только за хранение.

3. Стоимость дефицита (Shortage Cost)

Когда товара нет на складе, вы платите за:

• Срочную доставку (в 2-3 раза дороже обычной)
• Потерю клиента (если он ушёл к конкурентам)
• Штраф по контракту (если вы не в срок поставили товар)

В среднем: 100-300% от стоимости товара (потому что потеря клиента это очень дорого)

Как найти оптимальный уровень запасов

Есть классическая формула в логистике — "Economic Order Quantity" (EOQ):

Пример расчёта:

• Годовой спрос: 10 000 единиц
• Стоимость подготовки заказа: 5 000 рублей
• Стоимость хранения за единицу в год: 50 рублей

EOQ = √(2 × 10 000 × 5 000 / 50) = √(2 000 000) = 1 414 единиц

Это означает, что оптимальный размер заказа — примерно 1 400 единиц. При таком размере вы минимизируете сумму затрат на заказы и хранение.

Интерактивный калькулятор: найдите оптимум для вашего товара

Практические советы по управлению запасами

1. ABC анализ товаров

Не все товары одинаково важны. Разделите на:

• Категория A (20% товаров, 80% продаж): следите внимательно, каждый день
• Категория B (30% товаров, 15% продаж): проверяйте раз в неделю
• Категория C (50% товаров, 5% продаж): может лежать с избытком, это нормально

2. Just-In-Time для категории A

Для самых важных товаров заказывайте часто, но маленькими партиями. Это дороже по подготовке, но экономит на хранении.

3. Мониторьте оборачиваемость

Считайте, как часто товар "проходит" через склад:

• Оборачиваемость = Годовая выручка / Средний остаток товара

Если оборачиваемость упала, значит товара накопилось слишком много.

Интеграция с управленческим учётом

Управленческий учёт должен отслеживать:

• Стоимость товара с момента заказа до продажи: сколько денег "заморожено" в запасах
• Дни оборачиваемости: как быстро товар "ходит"
• Потери от дефицита: сколько мы теряем, когда товара нет

Ключевые цифры, которые нужно отслеживать