Откуда берутся "фантомные" затраты в системе учёта

Когда система считает "людей, которых нет"

Менеджер проекта смотрит отчёт по затратам: по системе на его проект ушло 50 человеко-часов в ноябре. Но когда он проверяет по табелям — реально отработано 35 часов. Куда делись остальные 15 часов?

Никуда не делись. Они никогда не было, но система их посчитала. Это и есть "фантомные" затраты — цифры в системе, которые не соответствуют реальности.

Главные источники фантомных затрат

1. Двойной учёт

Самый распространённый: один документ попадает в систему два раза, и затраты считаются дважды.

Пример: Счёт от поставщика вводится в 1С. Затем счёт-фактура вводится отдельно. Система считает оба, хотя это один и тот же документ. Результат: затраты завышены на 50% в этом месяце.

2. Неправильная классификация

Затраты вводятся в "общий фонд" вместо того, чтобы отнести их на конкретный проект. Потом когда пытаются распределить общий фонд, считается неправильно.

3. Ошибки в цифрах

Счёт на 100k вводится как 1 млн (ошибка в количестве нулей), и никто не заметит месяц-два.

4. Неактуальные коэффициенты

В системе встроены коэффициенты оверхеда, которые считались год назад. Реальность изменилась, а коэффициенты остались. Результат: завышенные или заниженные себестоимости.

Как найти фантомные затраты в своей системе

Практическое решение

• Регулярный аудит: каждый месяц выбирайте 10% документов и проверяйте вручную
• Контрольные числа: сумма в системе должна совпадать с банковской выпиской
• Автоматизация: используйте системы с чеками на дублирование
• Таблица расхождений: если цифры не совпадают, найдите разницу и закройте её